如何写出有效的申请文书写作

在你争取国外大学的录取和经济资助时，申请文书（如个人陈述Personal Statement）其重要程度与你的GPA，TOEFL成绩，甚至两者的总和差可比拟。中国学生习惯于考试，而西方的大学并不单是通过传统的考试来考评其申请者的资格。这并不是说他们的录取标准不严格。外国教授在决定你是否正是他们想要的人时，首先希望听一听你对于你自己作何评价。当你通过申请文书来介绍你自己时，你会发现所面临的机遇和挑战同样之大。

　　要写出成功的申请文书仅仅有那些适用于任何类型写作的基本写作技巧（清晰、简洁）是远远不够的。一篇好的申请文书要求申请人能够用一种与其它申请人完全不同方式，巧妙地展现自己的独特个性和经验。这是一件要求比较高，通常非常繁累的工作。这不仅仅对中国人如此，以英语为母语的人在此类写作时也会感到十分的头疼，但是我们中国人还需克服语言的障碍。然而，你应该认为你不但可以完成这一工作，而且不会比他们差。当你真正开始以后，你会发现你所有的努力都会有所回报。

　　"你很特别，我很特别，每一个人都特别，各人以他自己的方式"。这是我女儿过去在加拿大时唱的一首歌中的一部分。这也是如果申请者在写申请文书感到一筹莫展时应铭记在心的信念。许多申请人，尤其是年轻人，在写申请文书时常说他们不知道该写些什么。他们哀叹自己二十几年平淡的人生中没有做过任何不平凡的事情。如果你这样想，那只是因为你下的工夫还不够，还没有完全地审视你自己。
试着这样来做：
1）分析你的个性和经历。
2）区分、组织和取舍你的特质、经历、和成就来满足学校录取的要求和标准。
3）把所有这些编排好的讯息归纳一个叙述性的结构中。
4）草拟出一篇具有说服力能突出你的特质的短文来。只要足够深入地探索了你的人生经历和内心世界，你会发现你很特别，非常的特别，以你自己的方式。

　　写作一系列申请文书的过程是一个自我审视的过程。成功的申请者注重这样一种策略，即致力于把自己与那些有着差不多的GPA，TOEFL成绩，差不多的成就，奖励或人生经历的人区别开来。虽然其他申请者可以清楚有效地写作，聪明的申请者则通过有目的地使自己与其他人区分开来在竞争中胜出。这正是创造性、目的性和动人的写作的发挥作用之处。

　　步骤1：策略
　　研究！
　　研究你在申请的学校。大多数学校都会提供给你一本介绍学校对申请人的要求的小册子。尽量去联系你认识的上这所学校的人。因为多数中国学生无法打国际长途，因此不能直接与和学校负责录取的顾问或官员通话。但你可以利用学校的校友联谊项目（alumni program）与它们的毕业生联系。对学校，对其教学计划，对它的教员知道的越多，你就越能把握你的文章，向它表明你确实是对它非常感兴趣。另外，这种特别的投入也会让读文章的人感到你比其他人花了更多的时间去了解他的学校，从而对你另眼相看。对学校特别的研究还能让读者对你的勤力、专注、和对他们学校的偏爱留下很好的印象。这种对学校的了解并不需要在每一句话中都提到，更不需过分炫耀，但一定要在你的个人陈述或其它文书有所涉及。聪明的提法则是试图给别人一种明确的印象，你比别人多做了一些工作。

　　认清重要性！
　　认清申请文书的重要性。它们的重要性与中国教育体制下的入学考试不相上下。时常提醒你自己，被你心仪的学校录取对你自己有多么重大的意义。能否获得学校的录取或经济资助可能会决定你今后截然不同的人生道路。铭记它可能给你的未来工作、预期收入和职业选择带来的重大影响。你不应该被这一压力击垮，相反地你应该利用它去激励你自己，写出你最好的文章来。 认清你需要回答的问题！
　　有些学校给出了他们对个人陈述和其它申请文书的具体要求。一些学校，尤其是商学院，要求用认真准备的短文来回答。这些问题和要求根据你申请的学校类型的不同，系的不同，学校的名气不同而不同。但是，为了让你的文书有吸引力，让人难忘和与众不同，你必须采用紧扣每一个问题的中心主题这一基本策略-回答它！仔细阅读和斟酌问题和要求。它们到底问的是什么？问题的范围如何？申请中的问题通常从极其具体的（例如，就你感到的人与人之间的事引致的冲突协调和管理技能，个人的挑战有那些？）到开放式的和无定型的（就你想成为一个律师告诉我们一些关于你自己的事）。无论措辞如何，把这些问题当作你写作的指导。
　　一些问题模式表现为一个笼统的问题和几个较具体的问题。不要让你对笼统问题的回答成为那些具体问题回答的简单重复。小心注意所问的准确问题，避免重复。保留所有其它的对一般的个人陈述的细节有价值的信息。把你的一般性陈述写成总括性的文书，给录取委员会一个印象，除了你前面所述你还有更多的东西可说。
　　在你的申请材料包裹(application package)的各个部分之间应避免冗余。不要仅仅是列出你的GPA和在个人陈述中所列过的你上过的课。这些可以在申请材料的其它部分加以考虑。 然而，你也可以提你的GPA和上过的课，如果你认为对它们需要给出一些解释和阐述的话。例如，你可以表明你GPA之间的起伏是源于一次需住院治疗的疾病或是家庭问题。不要为你糟糕的分数找"借口"。你也可以说你在某一年取得的GPA是在一个200人的班级中第二好的。不要只说你是一个优秀的学生。在每一份文书中都给录取委员会一些关于你的新的信息，帮助这些外国"魔鬼"弄清你所提供的东西。
　　小心"一个型号适用所有"的观点
　　一旦你决定了一篇短文或是陈述的基本元素之后，你必须确定能回答录取委员会最关心的问题的最有效的文体和结构。有了这一想法，应注意没有一种一般性的陈述文书可以适用于所有你申请学校所关注的东西。大多数学校希望录取的那种人各不相同。你应该尽可能地修饰你的陈述以贴近申请材料包裹中的问题和要求。如果没有明确的要求和问题，无论拥有什么样的资料，你仍然应该去估定录取委员会渴望知道什么。尽管一份个人陈述可能符合不只一所学校的要求，最好还是针对每一所学校写一份。
　　底线
　　你的个人陈述是你展示自我的机会。相应地规划好它。谈论成功而不是失败；有价值的经验，不是失意。如果一定要谈你生命中的挫折，则以一种能表现你的韧性的方式来进行。强调积极的进取的东西，而不要是读者感到无聊和沮丧。确保你的个人陈述是欢快的，吸引人的，进取性的。记住录取委员会是由那些在其职业生涯中可能读过成千份个人称述的有经验的专家组成的。机会在于他们烦透了那些可以适用于任何人和任何学校的一般性的个人称述。如果你的陈述是录取委员会深恶痛绝的那种无聊的东西，你无异自寻绝路。

　　步骤2：　组织
　　牢记你的目标与目的
　　像说故事那样，讲你个人的故事也可以有许多方式。有短而简洁的，亦有长而华丽的。通过写来介绍自己可以采用多种方式和形式-如同人们自己说话那样。然而，一份成功的个人陈述是一种有限的介绍形式，它有限地注重两个中心主题-"我是谁？"和"我能做什么？"成功的个人陈述从不游离于两个相似目标之外-介绍你自己和说明你作为一个合格的候选人的潜质。因此，分离(isolate)出关键的成就，转折点，和那些能充分说明这些中心主题的事件。分析你的经历、个人历史和回忆来凸现(isolate)出你一生中某些关键的"定义时刻（defining moments）"。 一份更复杂文书还应该突出两个主题-"我想做什么？"和"我打算进行的学习与我想做的事有何关系？"对这两个问题好的回答可以让人感到你是个敬业的专业人士，而非只是个渴望到美利坚淘金的人。
　　个人评估
　　写作给人一个探究自我的机会，因此它可以是一个令人兴奋的过程。我们所写下的，我们所关注的，我们所强调和探究的给出了对我们自己独特的价值、期望、渴望和思想的一种深邃见地。记住这一点。你给出的信息和你给出的方式一样可以塑造你的形象，要么是一个积极进取的人，要么是仅在申请这一过程中就容易泄气的人。在斟酌选择个人事例和写你的文章时，时刻牢记你希望展现的特定形象。
　　为了文章主旨，一些用来探究和展开的主题（不一定按重要程度顺序）
　　包括： 1) 你所取得的教育方面的成就
　　　　　　2) 你所完成的项目
　　　　　 3) 特别的工作和职责
　　　　　 4) 成就-职业的和学术的
　　　　　 5) 你认为改变了你的那些重要生活事件
　　　　　 6) 你所克服的挑战和障碍
　　　　　 7) 那些激发你来申请学习的生活事件
　　　　　 8) 那些曾经影响你、帮助你、促使你寻求某一特定的职业或学校的人
　　　　　 9) 那些你所形成的将能确保你在学校或工作中成功的特定的品质、工作习惯、态度或情感
　　　　　10) 你的目标
　　　　　11) 你的爱好

　　为了展示这些事件、经历和人曾经如何影响你，永远牢记以有助于在你申请的学校里取得成功的方式去拓展这些主题。列一个你想提及的事情的清单，在你做的时候，记住你希望给读者一个印象，你具有动力和明确的方向等素质能够在他们的学校取得成功。 在这一阶段，尽可能特别着重于记下你认为应被提到的不同的事和成就。你可以不必担心语法和技巧问题。重要的是你充分地阐述了你所选择的事和成就，正如你可能知道的，这称作头脑风暴(Brainstorming)。
　　素材组织
　　现在你已经列出了你的爱好和过去的工作，仔细地阅读这些素材，分清每一个事件所激发的情感。有没有一件事或成就激起了自豪感或克服困难继续前进的感觉？它有没有激励你蹒跚前行，付出更多以纠正一个错误？一旦你全心投入其中，试图找到一个使你感到自豪的品质和凸现出你认为已得到改进的或尚需时间来改进的个人品质。然后分离出不同的事件、经历和人以及个人品质、目标和动机。把这一系列素材逐个与具体的个人品质或素质相配对。然后你应该写出一些短句来解释每一对如何能够帮助你在你申请的特定学校取得成功。按照英文写作老师的说法，这被成为分类汇总（clustering)。当你完成分类汇总以后，你就应该准备好去为你的文章寻找一种有机的结构或模式。
　　
　　作为一个申请人，首先你应该对你个人的特征、前景和价值有一个全面的认识，以求突出你个人的成就和潜质。在这种认识的指引下，才有可能创造出最好的个人陈述。不要忘了我前面说过的-每个人都特别，你也很特别。我不认识你，但相信我，你具有与其他人不一样的特征和素质。
　　你个人的故事可以用不同的方式来叙述，从小说到短故事到寓言。然而，某些模式之所以是主流，是因为它们经常被使用。下面仅仅是我们在写作个性化的个人陈述中经常使用的三种有机的和主题化的模式。在同一篇陈述或短文中一个有经验的写作者可以运用它们不同的组合形式或其它的模式。
　　 1． 克服逆境型
　　这种模式强调你在处理、克服或平息（make peace with）不利的重大事件时的责任心（commitment）、智力和意志力或个性。
　　不是怪罪他人或制造借口，恰恰相反，这种模式凸现出申请人不顾外在和内在的阻碍的仍能发展的能力
　　 为：
　　 * 力求叙述性
　　 用事实支持你所有的主张。不要陈述事实-描述出来。你究竟是如何"更加成熟了"？你有什么样的经历可以证实你具有"企业家精神"和"创造性"？虽然大多数录取委员会并不期望描述个人曝示或启迪(enlightenment)的陈述，用你的个人事实来描绘你是谁和为何你与众不同。
　　 * 通过陈述你未来计划来强调你积极的态度
　　将此部分与你在研究中发现的关于学校的某种事实或计划相适应。
　　 * 通过词语的选择和句子顺序来展现一种现实的态度@ 不为：
　　 * 不要总停留在你如何受苦或你是多大的"受害者"。不要怪罪或是判决什么-你不想让人以为是恼羞成怒吧。
　　 * 不要陷入自怜当中。
　
　　 2． 个人成长型
　　这种模式纵览你的成就与成绩，随即列举出你的评述。这种评述将个人的发展和转变归结为一个成功的有决断力的候选人。
　　 为：
　　 * 采用积极、有活力的语调@ * 关注你态度和观点的变化，给出这些变化的有坚实的事实根据的例子。
　　 * 对你获取个人成长和智慧的那些事件作清楚、简洁而充分的描述。
　　 不为：
　　 * 为失败和沮丧找借口
　　 解释为什么事情没有成功，最重要的是说明你是如何应对失望的。然而，除了(outside of)是因为生病或是其它无法预见的情况，不要仅把糟糕的成绩或学期搪塞过去。可能的话，挫折是如何激起你新的人生态度的；不要过分着重于个人的启迪(enlightenment)而应着重具体的结果或这种个人曝示的结果。
　　 * 表现得自怜
　　 * 只集中在一次成功上
　　 * 表现得恼羞成怒

　　 3．家庭历史型
　　这种模式讲述一个家庭成员的故事以及申请人如何受他的影响的，或是如何受到他的成功的激励的。这种模式通常用于表现历史影响是如何塑造一个人。
　　 为：
　　 * 分离总结出个人品质和特征 简要描述一位激励过你去追求学业或某一职业的家庭成员
　　 * 你可以简单提及你的家庭所克服的困境
　　 * 记住家庭历史模式是用来强调你的成就和你处理家庭困难的能力的
　　不为：
　 　* 夸大家庭的问题
　　 * 显得在乞求同情
　　 * 过多着墨于家庭的奋斗而忽视了自身的努力和成就

　　标示词(catch words)
　　无论采用何种模式写，争取将你的个人特征和职业素质用一些易于被录取委员会的专家们理解的词语来归类。对商科和人文学科的学生来说，这意味着你需要在你的短文中强调敬业精神(commitment)、交际能力、组织能力、领导能力和团队精神。而对科学和工程方面的学生来说，你需要强调你的分析能力和实验能力，或是研究和开发能力，也可以是敬业精神和团队精神。因此不要说你在面临逆势时如何不屈不挠，而应说你在工作中如何敬业。你具有"团队精神"而不是"爱扎堆(love for the collective)"，"交际能力"而不是"对不同的人说不同的话"的能力，"领导能力"而不是"管理和控制能力"。

　　步骤3：　执行
　　以一种有特色的笔调（voice）写作
　　在你已收集了必要的资料和选好了文章的结构后，你就可以开始写你的陈述了。写作的关键因素在于选择一种特定的视角来呈现关于你讯息。当然，你对视角的选择取决于多年来形成的风格。下面是对采用某一特定笔调起草个人陈述的优缺点。
　　1． 第一人称
　　这是最基本和常见的方式。通常多用单词"I"。这种方式对大多数模式都是适用的。因为其比较直接，专业学院和研究生院的申请人大多采用这种方式。如果你不变换你的句子顺序，那么这一方式最大的隐患就是可能使读者感到厌烦。避免通篇都是主语前而谓语后；变换它们顺序。注意句子长度和词字选择以求行文的灵活性。
　　2． 第三人称
　　尽管这种方式在写作个人陈述时十分具有创造性和有效，但是中国学生在采用这一方式时却应该谨慎。但你可以在起草推荐信采用这一方式，因为第三方的口吻在介绍个人成长方面显得十分有力。这一方式通常从一个老师、父母或是朋友的角度来讲述你的故事。
　　3． 第二人称
　　用单词"You"。这是一种极少采用但却是极具感情感染力的一种方式。通常用在故事讲述型模式中。但缺点是它对读者来说太过于个人化。 对于无论用英文写作任何东西都比较困难的中国学生而言，在写陈述时打草稿时可以采用这一方式，但在最终稿中却只应使用第一人称。非极端情况应尽力避免使用第二人称。
　　写作陈述：好的开头/引论的重要性
　　开头段可能是你全文最重要的一部分。这是吸引读者的注意力让他专心看你的文章的关键。仔细权衡各种可能的开始方式。不要只是说，"This is my personal story....，"或"I was born on September 29, 1978......"，试试：
　　Born into a family beset with poverty, I had to give up a normal high education in favor of vocational midway through high school. Exercising diligence to give full play to my intelligence. I parlayed my vocational career in the provinces into graduate studies at a top university, I wish to vault to the forefront of the field of spatial statistics by pursuing post-graduate studies at your university. (摘自《留学书信写作指导》中的一篇文章)
　　一些中国学生非常喜欢引用名言、佚事或一些噱头来开头。如果你确实知道怎么做好，那么没有问题。然而不幸的是我从未见过能熟练运用的。如果你一定要用这种方法，一定要引用那些与你要谈的关于你的事相关，最好是支持，的名言和佚事。
　　一个好的开头句能吸引读者，使他们更仔细的读你的文章。开头的其它部分则应是后面将要说的东西的简要归纳。但是，不要只是一个归纳，而应能突出后面的主旨，使之更具艺术性。简而言之，你的开头要是文章主体的一个引人入胜的前瞻。
　　主体：
　　传达信息
　　主体段落应该由事件、经历和你所组织过的活动按时间顺序或重要程度来组成。你应对你认为值得大肆"渲染"的成就加以强调。注意具体和细节化。告诉读者为什么你值得他们录取。让他们知道你绝对达到或超过了录取的要求。注意不要显得重复罗嗦。每一个段都应有自己的主题，主题都很好地展开和阐述过了。你最后的主体段应该以一种积极的方式重申你进入该校的愿望。
　　结论
　　个人陈述与多数说服性文章一样是"重心在前部"的文体。通过文章开头的主题句来突出重点。因此，精彩部分不应该留在结论部分才出现。如果你的主体部分最后一段已经十分精彩，结论部分可以不要。但若你想有一个结论部分，千万不要简单重复开头引论部分。你可以重申目标和动机，但应是以能给读者留下深刻印象的方式。不是断言，"在学校里作为一个助教我勤力工作，相信在你们学校亦会成功"，而是，"我的GPA、职业经验和优秀的品质使我充满活力、有成就的和前途无量，正是你们所找寻的候选人。"通常重申一些你在引论提到过的观点将会大有好处。清楚，直接，有力地结尾。
　
　　步骤4：　质量控制和润色
　　检查与修改
　　这或许是你曾写过的所有文章中最重要的一篇，因此不能把第一稿呈交上去。大声地朗读它，让朋友来读，修改再修改！尽管一些学校采用在中国面试或电话面试的方式，但就大多数情况而言，申请文书尤其是个人陈述是你与握有录取或拒绝大权的人的唯一沟通机会。因此，如果文章感觉不是太好，不要犹豫，再来改一遍。力求文章的内容、语气和感觉正是你希望传达给读者的。
　　一定要逐行逐行地分析。置疑每一句是否合适以及是否与其它的相关，尤其是后一句。看看是否简洁、有力和是否解释了主题或支持了观点。确保所有句子与前句逻辑关联。如果有什么对你而言不是十分清楚，那么它对于对你一无所知的读者来说就更不可能清楚了。
　　去掉冗余
　　检查每一个词、短语和句子。它们每一个对于你所希望通过文章传达的意思都应有所帮助。通读每一段确保它们都服务于一个各自不同的主题。重复主题将会使读者感到厌倦，那样的文章缺乏你所希望传达的那种专业的感觉。
　　整体把握全文
　　有没有遗漏任何有助于主题的内容？如果有，重新查看"对子清单"（事实素材与个人特征对）并为遗漏部分提供材料。
　　支持所有的观点
　　找寻没有事实、事件或其它描述性材料支持的观点。比较"我是一个企业主"和"在念完大学学到完整的工程知识后，我和几个朋友开了我们自己的软件公司"。如果存在这样的差距，用事实将你特定的经历与你要传递讯系联系起来。每一句都应符合逻辑，每一事实都应支持主旨。
　　校正
　　你写作的最后一步应该是尽可能地找两个以上的人来读你的文章。其中一个要是对你的背景非常熟悉的人。如果相关的内容没有包含在其中，他就会指出来。第二个人应是对你不太熟悉的人。因为任何文章中对他而言不明白的地方也将是录取委员会不明白之处，他就可以指出问题。最后非常重要的是，第三个人检查语法和拼写错误。你必须保证你的文中没有错误，毕竟你希望传达的是你的一种专业的形象。一个小小的拼写错误给读者带来令你吃惊的坏的印象。检查，检查再检查。
　　信心
　　成功地写好申请文书的关键因素在于对自己要有信心。你必须对满心忧虑的自己充满信心，也要对自己写作的能力有信心。正如前面所说，每个人都特别。在申请文书的写作中，你也应该发现自己的特别之处，只要你足够用心足够的深入地探究你自己。无论你是否有过什么丰功伟绩，你一定有别人没有的素质、经历和能力。至少你是人的共有特征的独特组合。不要让任何人，尤其是你自己，说你太平凡与他人无异处。这是根本是不正确的也不可能正确。只要你认识到你有多特别，你就不会被写作吓倒，因为这只是告诉别人一个真实的你而已。认真的内省之后，你应该有足够的激情对世界宣告自己是一个有能力的人，而不是对那些握有你人生机会的外国教授。充满自信和激情的写作一定能成就好的文章。 所以，充满信心吧，你要的文章就突现。