某些公司聘人较为严格、慎重,为全面了解候选人各方面的表现,会要求提供两、三份推荐信。一些公司根据自己希望了解的情况,设计了统一格式的推荐信,让应征人自己找合适的人(以前的任课老师、系主任、原单位负责人等)填写,再交给公司。另一些公司则不设计统一的推荐信表格,而由推荐人自行书写。
不论何种方式,推荐信一般可以包括下列项目:
A:被推荐人姓名(Name of Applicant)
B:通讯地址(Mailing Address)
C:目前职业(Present Occupation)
D:雇主(Employer)
E:专业(Major)
F:推荐人姓名(Name of Reference)
推荐信应实事求是,让人觉得真实可信。一味夸奖优点,只字不提缺点,只会使人怀疑、生厌。
求职推荐信的格式可以简单些。能事先探听到对方公司阅信人或负责人(董事长、总经理、人事部或劳资部主任等)的姓名最好,这样可以确保信寄到该人士手中,不至延误丢失。读信人见到自己的大名写在信中,也会倍感亲切。如果不知道对方的姓名,或无法断定究竟哪一个人或者哪几个人会读这封信,可以统称"先生/女士"(Dear Sir / Madam),或者称"致有关人士"(To Whom It May Concern),这也是国际上流行的称呼方法。