文书写作指南大全（一）准备工作
“I am proud to be able to say that I have sustained from the use of drugs, alcohol and tobacco products.”
“For almost all involved in these stories, premature burial has had a negative effect on their lives.”
“Going to school in your wonderfully gothic setting would be an exciting challenge.”
“He was a modest man with an unbelievable ego.”
引言空洞乏味
Example: Art is a reflection of one’s self-identity in the most unaffected manner. Because art is very personal, it has no right or wrong. The type of art that has influenced me most is music.
该引言的前两句定下了你要在整篇文章中保持的调子：内省的和富有创新的。然而，接下去的第三句却十分空洞，而且把句子结构框死。要保持富有创新的语气，你可用这样的句子来代替：
Although artistic expression can take many forms, it is music that has captivated me.”
(虽然艺术表现可有多种形式，但能使我入迷的只有音乐。)
缺少细节
含有有趣故事的一篇文章结果往往会变成这样一连串的句子，这些句子是在讲述而不是将作者的品质展现给读者。学生们误以为读者不会“知道”如果他们自己不把主要的论点框死。这样，文章就不能不充满陈腐用语、套语，什么“努力奋斗和坚持不懈的价值”，“从错误中吸取教训”等等。下面的例子能说明这种区别。
在一篇平庸的文章：I developed a new compassion for the disabled.
在一篇好的文章：The next time Ms. Cooper asked me to help her across the street, I smiled and immediately took her arm.
第一个例子没提供细节，而第二个例子却能使人想起一个真正发生过的生动场面，因此使读者置于申请人的经历之中。
句子冗长
因为个人的文章有一定的字数限制，所以你必须非常有效地利用所给的篇幅。有时需要删减一些想法或细节，尤其是那些重复或无关的想法或细节。与故事事件无关的细节只能干扰读者，模糊了更重要的文章主题。下面是个交错复杂的例子：
修改前：Bound to a sacred covenant of marriage, Ethan is cognizant of the significance of remaining loyal to one’s wife and also of the stigma
associated with maltreatment of her. Violating this code of ethics
invariably results in adverse effects, as is sadly witnessed in the outcome
of Ethan Frome.
修改后：Bound to a sacred covenant of marriage, Ethan understands what will happen to him if he is disloyal to his wife. Any violation of this code of ethics means disaster, as witnessed in the finale of Ethan Frome.
口语体
俚语，陈腐用语，缩略词，以及过分随便的语气等，除了最非正式的文章，都不应该使用。文章的语言本身必须严肃认真，如果你希望别人认真对待它的话。只有那些非传统的文章，例如那些以叙事体或对话形式写的文章，才应该依靠口语体的成分。非正式的文体只有在作者有意识要取得效果时才是可行的。下面是个不适当地使用口语体语言的例子。
例子：You are probably wondering, what are the political issues that make this kid really mad? Well, I get steamed when I hear about my friends throwing away their right to vote. Voting is part of what makes this country great. Some kids believe that their vote doesn’t count. Well, I think they’re wrong.
句子长度变化
句子越长越好，有些学生或许这样认为。显然，事实并非如此。长的、复杂的句子不能证明作者的价值，而短句子却经常能包含许多内容。最好的文章其句子长度变化不一，任何一段都含有长句短句。当你把大声朗读文章时，你可听到散文般的节奏。如果整段的句子读起来饶舌拗口，或是你在某一点上喘不过气来，你就把它们分成较短的句子。
修改前： I started playing piano when I was eight years old. I worked hard to learn difficult pieces. I learned about the effort needed to improve myself. I began to love music.
修改后： I started playing the piano at the age of eight. From the beginning, I worked hard to learn difficult pieces, and this struggle taught me the effort needed for self-improvement. My work with the piano nourished my love for music.
为了使你的句子长度有变化，你可以这样做：一旦文章写完了，你就把每个句子按其长度标号，“短”（少于10个词），“中等”（少于20个词），或“长” （20或20个词以上）。一个写得好的段落读起来可能是这样的：中、短、中、长、中、短。而一篇枯燥乏味的文章则是：短、短 、短、长、长、长。
被动语态的使用
被动语态的表达形式是用包括BE的某一个形式的动词短语，如：am, is, was, were, are或 been。过多使用被动语态会使文章显得平淡无味。用主动语态写的句子比用被动语态写的句子更简洁。
修改前：I will be prepared for college as a result of the lessons my mother taught me.
修改后：My mother taught me lessons that will prepare me for college.
切勿堆积词汇
你在写申请文章时，还是把你的《类属词典》放在一边。深奥的词，尤其是被误用时，会分散读者的注意力，从而减低你的文章效果。
修改前：As a youth, I performed on myriad stages throughout the country.
修改后：As a youth, I performed on countless stages throughout the country.
如果你的文章消除了这些缺点，你就能用你的经历吸引录取委员会，而不是用“modest kid with an unbelievable ego” （“一个具有令人难以置信的自负的谦虚的孩子”）这样的句子去吸引他们。
四、集思广益
这些练习更强调发现你需要包括在你的声明中的具体要点和细节。
按时间先后顺序
从童年开始，记录你所记得的任何以及所有特别的或关键的经验。从一个年级到另一个年级，从一份工作到另一份工作地写，注意任何学到的有意义的教训，所取得的成绩，所忍受的痛苦时刻，或所克服的障碍。同时，根据你能记得的自己对这些事件的感想写进去。如果你是个直观的人，可以把时间表画下来。切勿遗漏任何重要的事件。
这个练习的目的是帮你把年轻时早已遗忘的材料揭露出来。这些素材可以用来说明你长期以来对该领域的专注，或通过你对自己童年的描写，让人知道你就是所描写的那样的一个人。但是，事先要特别注意：过分指望早已获得的成就或奖励可能会诋毁你的要点的长处。研究生院对你进大学以来所做的比对你以前的成就更感兴趣，无论你在中学阶段的成绩多么让人钦佩。
评估你的成就
把你感到自豪的事情都写下来，无论它们多么渺小或微不足道。不要把自己的成绩只局限于职业方面。如果你克服过个人的困难、障碍，也把它列出来。有些事情对你并不重要，但它能充分表明你是怎样的一个人，说明你的动力是什么。有些成绩是显而易见的，例如那些得到奖励和公众承认的成绩。有些成绩则不那么明显，同时许多时候，我们生活中最特别的时刻往往是我们想要忘却的时刻。
列举你的技能
和你对自己的成就进行评估一样，对你的技能进行评估。不要把自己限制在自己的“领域”方面的技能，如研究能力以及发表的论文。把网撒开。能否把你各种有特长的技能联系起来以及这些技能将如何使你为你的领域作出贡献，这是能使你让人记住你的关键。请回头看看上面最后一个练习，列出那些使你的成就显得突出的技能。有了一系列的词汇，你可开始收集材料，说明你在过去几年内是如何表现你的技能的。你可假设自己正面对着法官为自己的技能辩护，直到你已尽了自己的最大能力证明了每一个要点。
分析自己的性格特点
在技能与个人性格特点之间的界限并不清楚，你可利用这一点。几乎任何品质、素质，都可放在技能或能力的位置，只要你通过恰当的例子加以证明。如果你在最后一项练习中觉得难于列举自己的技能并为其辩护，那么就把你的注意力转向你的品质和性格特征。在纸上画几个栏目，在第一栏里，列出一些准备用来描写自己的形容词，在第二栏，列出你最好的朋友会用的词汇，其他几栏用于其他类型的人，或许一栏用于你的老板，另一栏用于家庭成员或同事。
列完之后，看看哪些词出现的频率最高。再找这些词：成熟、责任感、目标意识、学术能力、求知欲望、创造能力、体贴别人、值得信任、幽默感、锲而不舍、献身、正直、热情、信心、自觉、坦率、领导才能、目标明确、独立、机敏，等等，不一一枚举。把这些分类，列出你已经表现出这些特点的不同场合。你如何有效地说明或证明你具有这些品质？这些品质又如何反映在你的能力上使你在学术领域获得成功？